Organizadora: Refere-se à TravMedia Serviços Digitais no Brasil LTDA, empresa responsável pela organização do International Media Marketplace "IMM" Brasil da TravMedia.

Expositor: Refere-se ao expositor que contrata uma mesa, oportunidade de patrocínio ou outros benefícios comerciais no International Media Marketplace "IMM" da TravMedia.

Mídia: Refere-se a jornalistas, editores, influenciadores e fotógrafos presentes no International Media Marketplace "IMM" da TravMedia.

Evento: Refere-se ao IMM Brasil 2027.

Este contrato inclui todos os termos e condições, juntamente com quaisquer termos expressos acordados entre as partes por escrito (inclusive por e-mail) entre a organizadora e o expositor / mídia.

Expositor:

Alterações a estes termos e condições somente terão efeito se forem realizadas por escrito e assinadas por um representante autorizado da TravMedia e, ainda assim, não produzirão efeitos caso aumentem as responsabilidades da organizadora ou de seus funcionários e agentes.

O expositor declara expressamente que este contrato constitui o acordo integral entre o expositor e a organizadora com relação ao objeto aqui tratado, substituindo e revogando quaisquer acordos, entendimentos ou negociações anteriores relacionados ao mesmo tema. Nenhuma modificação ou emenda a este contrato será válida, a menos que realizada por escrito e assinada pela organizadora e pelo expositor.

A eventual não aplicação, pela organizadora, de qualquer disposição deste contrato ou das Regras e Regulamentos não afetará seu direito de exigir o cumprimento integral pelo expositor posteriormente, nem a renúncia a qualquer violação será considerada renúncia a violações futuras ou à própria obrigação.

Este contrato será regido pelas leis do Brasil, e quaisquer disputas estarão sujeitas à jurisdição dos tribunais da comarca de São Paulo, SP.

Expositor: Os expositores não poderão participar do Evento caso não tenham quitado integralmente as taxas devidas conforme indicado no Formulário de Inscrição, dentro do prazo de pagamento especificado na fatura enviada ao expositor. No caso de expositores que realizem a inscrição nos últimos 30 dias antes do Evento, a fatura deverá estar totalmente paga com, no mínimo, sete dias de antecedência da data do Evento.

Em caso de inadimplência total ou parcial, a organizadora estará legalmente autorizada a suspender qualquer suporte ou serviço ao expositor até que todas as faturas pendentes tenham sido quitadas. Os expositores serão responsáveis pelo pagamento de quaisquer valores devidos referentes a suporte ou serviços adicionais relacionados à sua participação no Evento, devendo fazê-lo conforme os termos e prazos de pagamento descritos acima.

Expositor: O expositor receberá um espaço no Evento conforme informado no Formulário de Inscrição, porém não há garantia de alocação em uma área específica do salão do Evento. A organizadora reserva-se o direito de alterar o mapa de distribuição de mesas/áreas após sua publicação inicial, sem a obrigatoriedade de notificar o expositor.

O espaço contratado pelo expositor não poderá ser cedido, emprestado ou transferido a nenhuma outra marca além daquela identificada no Formulário de Inscrição, e nenhum outro benefício previsto neste contrato poderá ser transferido ou cedido a terceiros.

Expositor: Os expositores não poderão permitir que qualquer outra marca ou pessoa sem relação com o nome do expositor identificado no Formulário de Inscrição promova a marca do expositor, ou qualquer outra marca, nem distribua materiais informativos relacionados ao expositor ou a terceiros durante o Evento. Esta restrição não se aplica às marcas subsidiárias ou conectadas ao expositor listadas no Formulário de Inscrição e previamente aprovadas pela organizadora por meio deste documento.

Expositor: O Evento ocorrerá das 8h00 às 19h30 (UTC-3), e os expositores deverão garantir que sua(s) mesa(s) estejam ocupadas exclusivamente pelos profissionais indicados no credenciamento durante todo esse período.

Mídia: O Evento ocorrerá das 8h00 às 19h30 (UTC-3).

A entrada no Evento, tanto para expositores quanto para mídia, será realizada mediante credenciamento personalizado.

Expositor: A organizadora reserva-se o direito de solicitar a remoção de qualquer material promocional, exibição ou conteúdo que, a seu critério, seja considerado difamatório, ofensivo ou prejudicial à reputação do Evento.

Expositor: O expositor deverá preparar sua mesa antes da abertura do Evento. Qualquer expositor que não tenha concluído sua montagem poderá ser considerado como desistente e sua mesa e agenda de reuniões poderão ser realocadas para outro expositor. Nenhum expositor poderá abandonar sua mesa antes do horário oficial de encerramento do Evento.

Expositor: A organizadora não será responsável por perda, roubo ou danos a qualquer item levado ao Evento pelo expositor ou por sua equipe. O expositor é, portanto, aconselhado a providenciar seguro específico para seus pertences.

Mídia: A organizadora não será responsável por perda, roubo ou danos a qualquer item levado ao Evento pelos profissionais de mídia.

A organizadora não se responsabiliza por eventuais erros ou omissões no Programa Oficial do Evento.

A organizadora não será responsável por eventuais erros ou omissões na plataforma do Evento. Todos os expositores são responsáveis pelas informações exibidas na plataforma do Evento e em sua(s) mesa(s).

A organizadora não se responsabiliza por quaisquer erros ou omissões na plataforma do Evento relacionadas aos perfis de mídia.

Expositor: Um Formulário de Inscrição devidamente preenchido é considerado como prova conclusiva do compromisso do expositor de pagar integralmente pela participação no Evento. Uma vez enviado, quaisquer valores pendentes serão devidos à organizadora conforme os termos deste contrato.

Cancelamentos de inscrições de expositores realizados até 1º de fevereiro de 2027 terão direito a reembolso de 100%, deduzidos quaisquer custos já incorridos pela organizadora, incluindo, mas não se limitando a, taxas de local do Evento, taxas administrativas, materiais de marketing e horas da equipe da organizadora.

Cancelamentos realizados entre 1º de fevereiro de 2027 e 1º de março de 2027 terão direito a reembolso de 50%, deduzidos todos os custos já incorridos pela organizadora.

Cancelamentos realizados a partir de 2 de março de 2027, ou em caso de não comparecimento, não terão direito a reembolso.

Todos os pedidos de cancelamento devem ser enviados por escrito para imm@travmedia.com.

Ao concordar com estes termos, o expositor também reconhece que a TravMedia não será responsável por quaisquer despesas pessoais ou corporativas assumidas pelos delegados ou organizações, incluindo custos de viagem ou seguros.

Expositor: Salvo disposição em contrário, o expositor indenizará a organizadora, seus funcionários e agentes contra todas as reivindicações, custos, demandas, processos e perdas (incluindo por negligência) apresentados contra ou incorridos pela organizadora resultantes da participação do expositor no Evento, incluindo, mas não se limitando a, exibição, publicidade, promoção, venda ou fornecimento de quaisquer produtos ou serviços. A responsabilidade máxima da organizadora está limitada ao valor da taxa paga pelo expositor.

Expositor:

(i) A organizadora, seus diretores, funcionários ou agentes não serão responsáveis por qualquer perda ou dano (incluindo perdas indiretas ou consequenciais) sofridos pelo expositor, seus representantes, funcionários, prestadores de serviço ou convidados, seja por inadimplemento contratual, ato ilícito ou qualquer outra forma, incluindo, mas não se limitando a, perda de lucros, perda de contratos ou danos a propriedade ou bens do expositor ou de terceiros.

(ii) A organizadora não será responsável por contratos celebrados entre o expositor e qualquer prestador de serviço terceirizado oficial designado pela organizadora, nem por atos, omissões, negligência ou falhas desses prestadores ou seus representantes.

(iii) Nada neste contrato exclui ou limita a responsabilidade da organizadora por morte ou lesão pessoal causada por negligência da organizadora, ou por fraude ou declaração fraudulenta, ou qualquer outra situação na qual a exclusão de responsabilidade seja vedada por lei.

Expositor:
(i) A organizadora e seus respectivos agentes e funcionários não serão responsáveis por perda, dano ou atraso resultante de caso fortuito ou força maior, incluindo, sem limitação, atos de Deus, guerra, condições climáticas adversas, comoções civis, greves ou bloqueios, intervenções governamentais, atividades militares ou quaisquer outras circunstâncias que tornem impossível ou desaconselhável a realização do Evento nas datas designadas. A organizadora reserva-se o direito de reagendar o Evento para outra data (ressalvado o disposto no item ii). A organizadora não será responsável perante o expositor caso surjam conflitos ou interpretações divergentes com patrocinadores, agentes ou outros envolvidos no Evento. Recomenda-se que os expositores contratem seguro para cobrir eventuais despesas em caso de cancelamento. O expositor reconhece que, se o Evento for reagendado, a organizadora terá sofrido danos e prejuízos e, portanto, o expositor renuncia a quaisquer reivindicações de indenização ou compensação. Os valores pagos à organizadora permanecerão como propriedade desta.

(ii) O expositor não terá direito a reivindicar qualquer compensação da organizadora por qualquer perda ou dano decorrente da não realização ou cancelamento do Evento por falta de apoio suficiente.

(iii) Caso o Evento seja cancelado ou adiado por qualquer motivo, qualquer pagamento realizado pelo expositor será compensado com os custos incorridos pela organizadora. O expositor reconhece que a organizadora não poderá ser responsabilizada caso expositores contratados deixem de comparecer ao Evento ou caso o número de delegados seja inferior ao esperado, por qualquer motivo. Ainda que a organizadora atue de boa-fé, a inclusão do nome de qualquer expositor no Programa do Evento, na numeração de mesas ou qualquer declaração feita pela organizadora sobre a participação de determinado expositor não constitui garantia ou compromisso de que esse expositor estará presente.

A data e o programa do Evento poderão sofrer alterações com base em condições sanitárias e possíveis restrições relacionadas à condições sanitárias, determinações governamentais ou outras circunstâncias excepcionais que possam impactar a realização do Evento.

Mídia:
(i) As mesmas disposições acima aplicam-se aos participantes classificados como mídia. A organizadora e seus agentes não serão responsáveis por perdas ou danos decorrentes de situações de força maior que impeçam a realização do Evento nas datas previstas. A mídia reconhece que o reagendamento poderá causar prejuízos à organizadora e, portanto, renuncia a qualquer pretensão de compensação.

(ii) A mídia não terá direito a qualquer reclamação ou compensação caso o Evento seja cancelado por falta de suporte suficiente.
As datas e a programação do Evento estarão sujeitas a alterações em função de restrições sanitárias relacionadas à restrições sanitárias ou determinações governamentais aplicáveis

Expositor:

(i) O expositor reconhece que a organizadora nomeou fornecedores oficiais, em conjunto com o proprietário do local do Evento, para realizar a montagem do espaço. Quando solicitado pela organizadora, o expositor deverá utilizar esses fornecedores para auxiliar na montagem de sua(s) mesa(s). No entanto, o expositor poderá, mediante aprovação prévia por escrito da organizadora, contratar outro fornecedor para projetar e montar sua mesa, mesa patrocinada ou qualquer outro espaço dedicado. Mesas e espaços especiais somente poderão ser montados conforme especificações previamente aprovadas pela organizadora e pelo proprietário do local.

(ii) As mesas não deverão obstruir a visibilidade de expositores adjacentes nem operar de forma que prejudique outros participantes. Toda a iluminação utilizada no Evento deve ser instalada e operada de maneira a não causar distração aos expositores vizinhos. Vídeos, áudio e demais equipamentos técnicos devem ser operados de forma aceita pela organizadora. A decisão final sobre a adequação desses itens caberá exclusivamente à organizadora.

(iii) O expositor reconhece que é responsável pelos móveis, equipamentos e itens contratados por meio da organizadora ou seus fornecedores e deverá arcar com qualquer custo decorrente de dano ou perda desses itens.

(iv) Todos os materiais utilizados na construção, decoração ou cobertura das mesas devem ser não inflamáveis. Os expositores devem cumprir com todas as instruções fornecidas pelas autoridades competentes para evitar risco de incêndio ou qualquer outro risco relacionado.

(v) Ficam excluídos do Evento, sem aprovação prévia da organizadora, os seguintes itens: lasers, explosivos, compostos detonantes ou inflamáveis, fogos de artifício e quaisquer substâncias perigosas ou nocivas. Objetos cenográficos poderão ser utilizados apenas se forem meramente ilustrativos e não contiverem material inflamável.

Expositor: A organizadora não é responsável por auxiliar o expositor na obtenção de passaporte ou visto para entrada no país onde o Evento será realizado. O fato de o expositor não conseguir tais documentos junto às autoridades competentes não constituirá motivo válido para cancelamento deste contrato, e fica claro que nenhum reembolso será concedido fora do prazo de cancelamento estabelecido anteriormente. O valor pago pela reserva de mesa não inclui hospedagem, sendo responsabilidade exclusiva do expositor organizar sua acomodação.

O expositor poderá, com aprovação prévia da organizadora, indicar um terceiro que atenda às exigências de entrada no país para substituí-lo na participação. Tal substituição será de inteira responsabilidade do expositor.

O expositor reconhece que a organizadora não será responsável pela ausência de outros expositores contratados ou pela presença de um número inferior de delegados, por qualquer motivo. Mesmo que a organizadora atue de boa-fé, a inclusão do nome de um expositor na programação, numeração de mesas ou qualquer declaração indicando sua participação não constitui garantia vinculante de que esse expositor estará presente no Evento.

Expositor: A organizadora e seus respectivos agentes e funcionários não serão responsáveis por qualquer perda, dano ou atraso relacionados ao transporte, manuseio ou liberação alfandegária de materiais enviados para o país do Evento ou enviados de volta ao país de origem, relacionados à participação ou oportunidades de patrocínio. O expositor deverá contratar seguro específico para cobrir eventuais perdas nesse processo.

A organizadora reserva-se o direito, a seu exclusivo critério, de excluir qualquer pessoa cuja presença seja ou possa vir a ser considerada inadequada ou indesejável, podendo exercer esse direito independentemente de tal pessoa ser funcionário, contratante, representante ou convidado do expositor ou da mídia.

Expositor: Expositores que concordarem em reservar um grupo de mesas — quando as marcas envolvidas mantêm algum tipo de vínculo comercial entre si — são responsáveis por garantir que todos os expositores do grupo estejam cientes e concordem integralmente com este contrato e com as Regras e Regulamentos estabelecidos pela organizadora.

As informações constantes no Formulário de Inscrição, incluindo dados de contato de indivíduos, serão armazenadas em sistema eletrônico e utilizadas para os fins previstos em conformidade com a legislação aplicável de proteção de dados. A organizadora reserva-se o direito de alterar estes termos e condições mediante notificação razoável aos expositores / mídia antes da realização do Evento.

Ao fornecer seu número de telefone celular no Formulário de Inscrição, o participante autoriza a TravMedia e os organizadores do Evento a entrarem em contato por telefone, SMS ou WhatsApp para envio de informações relacionadas ao Evento, incluindo confirmações, atualizações de programação, instruções operacionais, alterações de agenda e outras comunicações relevantes para sua participação.

Os dados pessoais fornecidos pelos participantes serão tratados em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 – LGPD) e utilizados exclusivamente para fins relacionados à organização, operação e comunicação do Evento.

TravMedia Serviços Digitais no Brasil LTDA
Rua João Anes, 122
São Paulo – SP
CEP 05060-020
Telefone: +55 11 3037-5578
E-mail: imm@travmedia.com